Ну что ж, котировку Вы выиграли, контракт подписали, настало время ПОСТАВКИ.

1. ТОВАР. 

 (Про товар - еще раз перечитайте главу №5) .  

На момент подписания контракта Вы должны иметь четкое представление о том, ГДЕ находится Ваш товар.

А) Если Вы закупаете товар у стороннего поставщика, лучше всего заранее (до подачи заявки) договориться о товарном кредите (возможность получить товар с отсрочкой оплаты на несколько дней/недель). Это позволит сэкономить некоторое количество финансов в обороте компании.

В день подписания контракта связывайтесь с поставщиком и просите доставить товар к Вам на склад. Если отношения с поставщиком хорошие  - просите доставить прямо по адресу клиента. Но в этом случае Вам потребуется встретить этот груз заранее  - забрать у водителя документы Вашего поставщика и заменить их своим комплектом для Заказчика. Так же не помешает иметь с собой печать или ДВЕ доверенности, по которым Вы будете а) получать товар у своего поставщика и  б) сдавать товар Заказчику.

Б) Если все количество уже лежит у Вас на складе – отложите ЗАРАНЕЕ весь комплект поставки в отдельную кучку.  Возьмите за правило – «Одна поставка – одна кучка».

Если у Вас со склада идет несколько отправок по разным заказам одновременно, необходимо провести «индивидуализацию» каждой поставки.  

Например, у меня на складе каждую партию, которую отправляют в другой город, готовят -  заворачивают в пленку и приклеивают бумажку с заказчика и адресом поставки.

 2. ДОСТАВКА

Посмотрите контракт и перечитайте еще раз раздел «Поставка товара». Там есть «СРОК ПОСТАВКИ». Обычно это несколько дней после подписания контракта.

Так же там есть «МЕСТО ПОСТАВКИ» - адрес, по которому нужно доставить товары. Позвоните контактному лицу клиента и задайте несколько уточняющих вопросов-

• Кто будет принимать?
• В какой день везти?
• В какое время? Когда у Вас обед?
• Надо ли заказывать пропуск?
• Как Вас найти по приезду?
• Есть ли грузчики?

Если у Вас работает водителем/грузчиком/экспедитором гражданин другого государства (Украина/Узбекистан/Таджикистан и тд.) – узнайте, есть ли ограничения для них. Пару раз я попадал в ситуацию, когда организация Заказчика - это люди «с погонами» и доступ на их территорию разрешен только для граждан России.

Если Вы везете товар не сами, а доверяете отправку курьерской или транспортной компании, то надо подстраховать свои коробки от ударов и падений.

Особенно, если внутри товара есть чему ломаться или наружу торчат части, которые можно повредить – то обратите на них особое внимание.

Подготовьте транспортную упаковку – коробки, вкладыши-прокладки, пузырчатый полиэтилен, поддоны  и тд.

Не надейтесь на аккуратность чужой службы доставки.

Англичане говорят – «Help you self» -  «Помоги себе сам».

Никакие устные гарантии сохранности груза не работают. Когда груз УЖЕ поврежден, Вы просто замучаетесь выбивать с транспортников какую-либо компенсацию.

Если товар имеет хотя бы один шанс хрупкости – эта хрупкость сломается .

Поэтому перед отправкой сделайте несколько фотографий хрупких «внутренностей». На упаковку наклейте несколько бумажек – «СТЕКЛО!!»,   «ЦЕННЫЙ ГРУЗ» , «НЕ БРОСАТЬ» и тд.

При отправке в отгрузочных документах сделайте отметку – «Хрупкий груз».

Из моего опыта можно добавить несколько дополнительных законов Мэрфи для доставки- 

• «Чем хрупче груз, тем чаще бьют». 

• «Если груз таскаешь сам - сам и уронишь». 

• «Если груз везет чужой - упакуй его в двойной. А лучше в тройной». 

• «Если груз невозможно сломать, его сломают при доставке. Если его не сломают, его погнут. Если его нельзя погнуть, его потеряют.» 

  3. ДОКУМЕНТЫ

 Состав комплекта документов, необходимых при поставке, описан в Контракте. Обычно он состоит из трех бумажек, но может содержать и больше.

1. Счет (на оплату) – 1 экземпляр.
2. Накладная (форма ТОРГ-12) – 2 экземпляра.
3. Счет-фактура – 1 экземпляр.
4. Может быть «Счет на оплату», «Акт сдачи приемки», сертификат на товар. (Подробнее о документах будет рассказано в отдельной главе.)

Счет – основание для оплаты товара. Накладная – бумажка, в которой представитель Заказчика расписывается в получении товара. Счет-фактура – бухгалтерский документ для расчета налога НДС. Если Ваша фирма не является плательщиком НДС (упрощенка), то фактура не выписывается и Заказчику не отдается.

Подавая заявку на участие, Вы заранее думаете о том, как будете оформлять документы при поставке.  Особенно это касается НАИМЕНОВАНИЯ товара.

Если с Заказчиком нет ДРУГИХ договоренностей, то наименование товара должны совпадать ВЕЗДЕ. И за этим следует особенно проследить.

 Разница в том, что Заказчик заинтересован в том, что бы получить товар, как он описан в Извещении.

А Поставщик -  что бы отправить товар, как он описан в Заявке.

Часто недопонимания и противоречия проявляются на моменте подписания Спецификации к Контракту. Особенно, если наименование товара в заявке (допущенной и победившей) отличается от наименования товара в Извещении.

Поэтому, что бы Вас не заставили поставлять товар, который Вы в заявке НЕ предлагали, обязательно проверяйте Спецификацию перед подписанием – она должна соответствовать Вашей заявке. В идеале – составляйте Спецификацию сами и отправляйте ее Заказчику.

И тогда документы на отгрузку Вам будет уже легко составить – просто вставляете в накладную наименование товара из Спецификации контракта.

И обратите внимание на последнюю ячейку – Заказчик принимает товар, сравнивая как он написан в накладной и как он написан на упаковке. Только после совпадения наименований и количеств товара представитель заказчика распишется в накладной – «Товар принят без замечаний», поставит печать и укажет дату приемки. Если нет чего-то одного – поставка может рухнуть. Чаще всего забывают поставить дату. Это не страшно,  если есть печать и подпись – поставьте дату приемки товара самостоятельно. Главное – что бы эта дата попала в срок поставки по контракту.

Подпись, печать и дата – три слона, на которых держится успешное окончание поставки.