Состав комплекта документов, необходимых при поставке, описан в Контракте.

Например –

1. Счет. 

Счет на оплату — это документ, в котором ПОСЧИТАНО, сколько денег Заказчик (Покупатель) должен заплатить Поставщику. Выписанный документ содержит реквизиты для оплаты, перечень товаров, их цены и сумму оплаты. По этому счету Заказчик переводит Вам сумму денег по тем реквизитам, которые Вы указали в счете.

Обязательными в Счете являются:

• наименование организации или Индивидуального предпринимателя;
• ИНН (и КПП для ЮЛ);
• банковские реквизиты, расчетный или лицевой счет, кор. счет, наименование банка и его БИК;
• перечисленные товары (и услуги);
• итоговая сумма платежа и ставка НДС.

Счет выписывается в одном экземпляре с подписью и печатью Поставщика.

Имеет силу при отправке по факсу или электронной почте. 

Если расчеты идут по предоплате, то счет отправляется Заказчику ДО поставки товара (оказания услуги). По этому счету Заказчик переводит Вам сумму предоплаты. Если сумма предоплаты – это часть от суммы Контракта (например 50%), то счет выписывается на эту часть.

Если расчеты идут ПОСЛЕ поставки, то счет выписывается и отправляется Заказчику одновременно с поставкой товара.

Форма (бланк) счета не формализована. Например, счет может быть таким –

2. Счет-фактура.

Счёт-фактура (СФ) применяется только для налогового учета НДС. Поэтому, если Вы работаете по упрощенной системе налогообложения, то СФ Вы не выписываете и дальше не читаете. Вместо СФ Вы можете приложить свое письмо о УСН.

Если же Вы являетесь плательщиком НДС, то СФ для Вас остро необходим, потому что СФ применяется для налогового учета суммы НДС. СФ является частью комплекта документов, который Поставщик отдает Заказчику. Смысл СФ в том, что он подтверждает ФАКТ окончания сделки, после которого остается лишь заплатить налоги и спать спокойно.

Если Вы прочитали этот абзац и ничего не поняли, то Вам срочно нужен бухгалтер.

3. Накладная ТОРГ-12

Товарная накладная (ТН) - это документ для оформления продажи (передачи) ТОВАРА от Поставщика Заказчику (Покупателю). Форма товарной накладной (ТОРГ-12) является жесткой, она установлена Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

ТН является частью комплекта документов, который Поставщик отдает Заказчику. ТН составляется в двух экземплярах на бумаге с подписью и печатью Поставщика. Первый экземпляр, на котором расписался и поставил печать Заказчик, подтверждает, что товар сдан и принят.  Этот экземпляр остается у Поставщика и является основанием для списания товара в бухучете. Второй экземпляр передается Покупателю и является основанием для принятия товара на учет.

ТН является первичным учетным документом для бухгалтерии, что регулируются законом № 402-ФЗ. Согласно данного закона, каждый факт хозяйственной жизни должен сопровождаться оформлением первичного учетного документа, у которого есть обязательные реквизиты.

Я не буду подробно описывать ТОРГ-12 - это не имеет смысла, поскольку выписывание и учет накладных нужно делать с помощью специализированных программ. Их разнообразие весьма велико,  начиная от  платной версии «1С» и до огромного количества бесплатных - вроде «Бизнес-пак».

Повторю, накладная нужна для ТОВАРА. Если же Вы продаете УСЛУГИ (работы), то накладная Вам не нужна. Вместо нее Вы должны оформить АКТ. Акт не является формализованным бланком. Форма такого Акта обычно прилагается к Контракту и заполняется Поставщиком по факту окончания оказания услуг. Акт составляется в двух экземплярах на бумаге с подписью и печатью Поставщика. Первый экземпляр, на котором расписался и поставил печать Заказчик, подтверждает, что услуги оказаны (работы сданы) и приняты Заказчиком.  Этот экземпляр остается у Поставщика. Второй экземпляр передается Заказчику и остается у него.

Таким образом, базовым (минимально необходимым) комплектом документов, который передается Поставщиком Заказчику, является комплект из трех документов -

1. Счет.
2. Счет-фактура (или письмо УСН).
3. Накладная ТОРГ-12  (или Акт).

Помимо них Заказчик может потребовать «расширенный» комплект с дополнительными документами . Например, сертификаты.

Сертификат (СФ). 

Разновидностей СФ огромное количество. Вам могут понадобиться СФ двух видов -

• «СФ соответствия»  - иногда его ошибочно называют «СФ качества».
• «Санитарно-гигиенический СФ».

Это разные виды СФ и выдаются они разными организациями по разным поводам.

«СФ соответствия» подтверждает, что ТОВАР соответствует неким техническим регламентам, стандартам, сводам правил.

При этом, в таком сертификате должно быть указано конкретное наименование товара (например, «Масло сладко-сливочное «Лукойл») и конкретный документ, которому он соответствует (например, ГОСТ 1510-84. «Нефть и нефтепродукты»).

В зависимости от того, какой товар Вы продаете,  получение «СФ соответствия» может носить добровольный или обязательный характер.  Добровольно или обязательно – зависит от списка, который содержится в Постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 N 982 (ред. от 20.10.2014) "Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии". Все, что не входит в обязательный список, сертифицируется только добровольно или не сертифицируется совсем.

Если Вы сами производите свой товар, этот список Вам очень нужен и Вы должны получать сертификат в специализированной организации. Если же Вы, прежде чем поставить товар заказчику,  покупаете товар у своего поставщика, то просто вместе с товаром требуйте у него и сертификат на этот товар. И Ваш поставщик ДОЛЖЕН выдать Вам либо копию собственного сертификата, либо отказное письмо о добровольной сертификации.

Такое отказное письмо прикладывается к базовому комплекту документов для Заказчика вместо сертификата соответствия.

«Санитарно-гигиенический СФ» («СГ СФ»).

СГ СФ подтверждает то, что товары, которые непосредственно контактируют с людьми, безопасны для их здоровья. Это документ, подтверждающий, что продукция соответствуют установленным гигиеническим нормам (ГН) и санитарным правилам (СанПиН). Как правило, это товары народного потребления, оборудование на котором «работают руками», медицинское оборудование, строительные материалы и пр. Срок действия сертификата - от одного до пяти лет.

Перечень продукции, подлежащей Санитарно-эпидемиологической экспертизе, определяются в соответствии с Приложением 5 Приказа Роспотребнадзора РФ №776 от 21 ноября 2005 г. «О санитарно-эпидемиологической экспертизе продукции».

Принцип получения СГ СФ такой же, как и у «СФ соответствия». Либо Вы оформляете его самостоятельно в специализированной организации, либо запрашиваете копию у своего поставщика.

Иные документы, подтверждающие надлежащее качество Товара в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Если в Контракте, который Вы подписываете, есть этот пункт, а список «иных документов» отсутствует, чаще всего это означает, что ничего больше не нужно.  Вполне достаточно «расширенного  комплекта, который уже у Вас имеется –

1. Счет.
2. Счет-фактура (или письмо УСН).
3. Накладная ТОРГ-12  (или Акт).
4. Сертификат соответствия (или отказное письмо).
5. Санитарно-гигиенический Сертификат.

Но, если Вы сомневаетесь в своем комплекте, позвоните Заказчику и спросите – какие еще документы ему нужны.