Будем считать, что теорию о котировках мы с Вами уже прошли.
Вы уже умеете искать нужные Вам закупки на офсайте. И уже скачали всю документацию из нескольких интересных котировок. А на своем ПК Вы имеете скачанный файл с текстом 44-ФЗ. И распечатали себе на стол 73 статью из него. И даже немного почеркали там маркером.
Переходим к предмету Вашей продажи.
- Вы должны иметь четкое и ОЧЕНЬ подробное представление о том, ЧТО будете предлагать Заказчику. Вы должны знать все цифровые характеристики своего товара (услуги). Все его качественные, гарантийные, упаковочные, габаритные, весовые, транспортные и др. особенности.
- На руках у Вас должен быть максимально полный пакет документов по Вашему товару/услуге – сертификаты, протоколы испытаний, разрешения, лицензии и тд.
- Документы сканируете и переводите в цифровой формат (например JPG).
- Вы должны иметь подробную информацию об «аналогах/эквивалентах» Вашего товара (услуги). – все цифровые характеристики эквивалентного товара (услуги). Все его особенности и отличия.
- Вы должны уметь СРАВНИВАТЬ характеристики эквивалентных товаров и услуг. Сравнивать – это означает, что Вы
А) знаете, чем Ваш товар лучше и говорите об этом.
Б) знаете, чем Ваш товар хуже и умеете об этом промолчать.
- Вы должны быть в курсе, кто Ваши основные конкуренты. Что они продают, какое у них качество и чем они отличаются от Вас.
Это МИНИМУМ, который Вы должны знать о своем предмете продаж.
Электронная организация труда.
Если у Вас нет специализированного программного обеспечения (типа ERP системы), и Вы используете стандартный MsOffice, тогда рекомендую использовать обычные структурированные папки.
Дабы избежать путаницы при работе, создайте свою удобную систему расположения файлов и папок. Придумайте ее под себя, под свои знания компьютера и навыки его использования. Система может быть любая, но она должна быть.
Для начала предлагаю такую -
Базовая папка – «КОТИРОВКИ».
Если Вы работаете один – папка «КОТИРОВКИ» расположена в разделе «МОИ ДОКУМЕНТЫ».
Если с проектом работают несколько человек, рекомендую расположить ее на сервере и разграничить права доступа. Если сервера нет, откройте «общий доступ» к этой папке на своем компьютере. Как это сделать, я рассказывать не буду. Этот процесс давно описан и подробную инструкцию легко найти в Интернете.
Внутри папки «КОТИРОВКИ» -
- Для каждой котировки создается отдельная папка (Папка Проекта - ПП).
- Все файлы заказчика с офсайта скачиваете и сохраняете внутри ПП (извещение, форма заявки и тд.)
- Все свои файлы - расчеты, заявки и бланки открываете и сохраняете внутри ПП.
- Рекомендую давать своим документам ПОЛНЫЕ имена («заполненная заявка для отправки», «расчет себестоимости» и тд.) потому что, если у Вас одновременно в работе более 10 котировок, удержать все подробности в голове весьма тяжело.
- Создайте папку «ЮРДОКИ».
В нее сохраняете все отсканированные документы, которые касаются Вашей фирмы.
- устав
- свидетельство о регистрации
- ИНН
- приказы, распоряжения и тд.
- Создайте папку «ТОВАР». В нее сохраняете все отсканированные документы, которые касаются Вашего товара/услуги.
- Создайте папку «ОТПРАВЛЕННЫЕ».
- Для того, что бы избежать накопления уже законченных проектов, после отправки заявки клиенту, СРАЗУ переносите ПП в «Отправленные».
- Внутри папки «ОТПРАВЛЕННЫЕ» создайте папку «ПОБЕДА».
- Перекидывайте в «ПОБЕДУ» выигранные котировки.
Для продвинутых пользователей ПК. Достаточно удобно использовать облачные технологии. Для некоторых проектов я использую возможности Гугла и Яндекс-диск.
Преимущества и сервис описывать не буду, читайте сами. Читайте и выбирайте – что удобно именно для Вас. |
Пример организации папок.
В «Мой компьютер» создано несколько сетевых дисков для совместной работы менеджеров. Каждая папка содержит документы на свою тему в соответствии с именем.
Например -
- Папка «Юрдоки» - все документы по фирме и товару
- Папка «Договоры» - все заключенные договоры и контракты, а также подготовленные документы по ним (накладные, фактуры, акты и тд.).
- Папка «Котировки» - все рабочие проекты по торгам. Внутри «Котировок» - проекты, которые ведутся менеджерами сейчас (по которым уже поданы заявки).
- Папка «Разработка» - проекты, по которым заявки еще не поданы.
- Папка «Отправленные» - проекты с отправленными заявками.
- Папка «Инструкции» - служебные документы для менеджеров (правила работы, подачи заявок и взаимодействия с другими отделами).
Рекомендации по корневой папке «Котировки».
Если Вы работаете один или вдвоем, то особых проблем нет. Следить за порядком в ней достаточно просто. Но, если с проектами работают нескольких менеджеров, то в «Котировки» начинают сваливаться различные одноразовые файлы – расчеты, коммпредложения, отсканированные документы и тд.
Это приводит к тому, что несколько раз в год кому-то приходится разбирать завалы и просматривать несколько десятков файлов, оставляя нужные и удаляя мусор. Файлы могут теряться, а проекты могут быть очень длинными. Иногда невозможно бывает в ноябре найти спецификацию, сделанную в апреле. Для ликвидации путаницы сведите правила ведения папок в Инструкцию.
«Инструкция менеджера» включает в себя раздел о ведении папки проекта. Вот выдержка
ПАПКА ПРОЕКТА (ПП) 1. ПП используется ВСЕМИ сотрудниками офиса по отделам a) закупка b) доставка c) выписка документов d) расчет з/п 2. ПП создается отдельно для КАЖДОГО проекта. 3. ПП находится в папке «КОТИРОВКИ». 4. Папка называется «ИМЯ_МЕНЕДЖЕРА – название клиента – даты торгов» 5. Внутри ПП лежат ВСЕ файлы, относящиеся ТОЛЬКО к данному проекту. 6. Внутри ПП создается папка «САЙТ» – в нее положить ВСЕ документы с сайта a) документация b) рыба контракта c) ВСЕ протоколы d) ВСЕ запросы разъяснений e) жалобы 7. После подачи заявки - ПП полностью переносится в «ОТПРАВЛЕННЫЕ» 8. После победы в ПП создается папка «ГК». В папку «ГК» копируется бланк контракта со всеми приложениями. 9. В течение ОДНОГО дня после подписания контракта на сайте, файл контракта заполняется полностью. Должны быть заполнены a) Реквизиты b) Номер контракта c) Дата подписания контракта d) ВСЕ остальные даты 10. Отдельным файлом создается СПЕЦИФИКАЦИЯ и заполняется 11. Отдельным файлом создается АКТ и заполняется 12. После заполнения всех файлов в папке «ГК» вся папка проекта переносится в папку «ПОБЕДА». |
Таким образом, получаем следующую структуру работы по папкам.
Это некий «костяк» структуры. Развитие ее может идти в разных направлениях, в зависимости от специфики фирмы - можно разбивать папки проектов по заказчикам и создавать каждую процедуру в папке клиента.
Можно клиентов разбивать по темам - медицина, НИИ, администрации, музеи-театры, МО, МВД, и тд. (Это позволит в будущем смотреть историю участий в процедурах конкретного Заказчика).
Можно предусмотреть папочку «НЕОТГРУЖЕННЫЕ» - там хранится информация о выигранных, но ещё «незакрытых» процедурах. Вариантов – масса.
В общем, набирайте менеджеров, стройте систему работы так, как удобно Вам и заполняйте папку «Победа».
Необходимо авторизоваться, чтобы комментировать эту статью!
Подписаться