Будем считать, что теорию о котировках мы с Вами уже прошли.

Вы уже умеете искать нужные Вам закупки на офсайте. И уже скачали всю документацию из нескольких интересных котировок. А на своем ПК Вы имеете скачанный файл с текстом 44-ФЗ. И распечатали себе на стол 73 статью из него. И даже немного почеркали там маркером.

Переходим к предмету Вашей продажи.

1. Вы должны иметь четкое и ОЧЕНЬ подробное представление о том, ЧТО будете предлагать Заказчику. Вы должны знать все цифровые характеристики своего товара (услуги). Все его качественные, гарантийные, упаковочные, габаритные, весовые, транспортные  и др. особенности.
2. На руках у Вас должен быть максимально полный пакет документов по Вашему товару/услуге  – сертификаты, протоколы испытаний, разрешения, лицензии и тд.
3. Документы сканируете и переводите в цифровой формат (например JPG).
4. Вы должны иметь подробную информацию об «аналогах/эквивалентах» Вашего товара (услуги).  –  все цифровые характеристики эквивалентного товара (услуги). Все его особенности и отличия.
5. Вы должны уметь СРАВНИВАТЬ характеристики эквивалентных товаров и услуг. Сравнивать – это означает, что Вы

А) знаете, чем Ваш товар лучше и говорите об этом.

Б) знаете, чем Ваш товар хуже и умеете об этом промолчать.

1. Вы должны быть в курсе, кто Ваши основные конкуренты. Что они продают, какое у них качество и чем они отличаются от Вас.

Электронная организация труда.

Если у Вас нет специализированного программного обеспечения (типа ERP системы), и Вы используете стандартный MsOffice, тогда рекомендую использовать обычные структурированные папки.

Дабы избежать путаницы при работе, создайте свою удобную систему расположения файлов и папок. Придумайте ее под себя, под свои знания компьютера и навыки его использования. Система может быть любая, но она должна быть.

Для начала предлагаю такую -   

Базовая папка – «КОТИРОВКИ».

Если Вы работаете один – папка «КОТИРОВКИ» расположена в разделе «МОИ ДОКУМЕНТЫ».  

Если с проектом работают несколько человек, рекомендую расположить ее на сервере и разграничить права доступа. Если сервера нет, откройте «общий доступ» к этой папке на своем компьютере. Как это сделать, я рассказывать не буду.  Этот процесс давно описан и подробную инструкцию легко найти в Интернете.

Внутри папки «КОТИРОВКИ» -

1. Для каждой котировки создается отдельная папка (Папка Проекта - ПП).
2. Все файлы заказчика с офсайта скачиваете  и сохраняете внутри ПП (извещение, форма заявки и тд.)
3. Все свои файлы - расчеты, заявки и бланки открываете и сохраняете внутри ПП.
4. Рекомендую давать своим документам ПОЛНЫЕ имена («заполненная заявка для отправки», «расчет себестоимости» и тд.) потому что, если у Вас одновременно в работе более 10 котировок, удержать все подробности в голове весьма тяжело.
5. Создайте папку «ЮРДОКИ».

В нее сохраняете все отсканированные документы, которые касаются Вашей фирмы.

- устав

- свидетельство о регистрации

 - ИНН

- приказы, распоряжения и тд.

1. Создайте папку «ТОВАР». В нее сохраняете все отсканированные документы, которые касаются Вашего товара/услуги.
2. Создайте папку «ОТПРАВЛЕННЫЕ».
3. Для того, что бы избежать накопления уже законченных проектов, после отправки заявки клиенту, СРАЗУ переносите ПП в «Отправленные».
4. Внутри папки «ОТПРАВЛЕННЫЕ» создайте папку «ПОБЕДА».
5. Перекидывайте в «ПОБЕДУ» выигранные котировки.

Пример организации папок.

В «Мой компьютер» создано несколько сетевых дисков для совместной работы менеджеров. Каждая папка  содержит документы на свою тему в соответствии с именем.

Например -

• Папка «Юрдоки» - все документы по фирме и товару
• Папка «Договоры» - все заключенные договоры и контракты, а также подготовленные документы по ним (накладные, фактуры, акты и тд.).
• Папка «Котировки» - все рабочие проекты по торгам. Внутри «Котировок» - проекты, которые ведутся менеджерами сейчас (по которым уже поданы заявки).
• Папка «Разработка» - проекты, по которым заявки еще не поданы.
• Папка «Отправленные» - проекты с отправленными заявками.
• Папка «Инструкции» - служебные документы для менеджеров (правила работы, подачи заявок и взаимодействия с другими отделами).

Рекомендации по корневой папке «Котировки».

Если Вы работаете один или вдвоем, то особых проблем нет. Следить  за порядком в ней достаточно просто. Но, если с проектами работают нескольких менеджеров, то в «Котировки» начинают сваливаться различные одноразовые файлы – расчеты, коммпредложения, отсканированные документы и тд.

Это приводит к тому, что несколько раз в год кому-то приходится разбирать завалы и просматривать несколько десятков файлов, оставляя нужные и удаляя мусор. Файлы могут теряться, а проекты могут быть очень длинными. Иногда невозможно бывает в ноябре найти спецификацию, сделанную в апреле. Для ликвидации путаницы сведите правила ведения папок в Инструкцию.

«Инструкция менеджера»  включает в себя раздел о ведении папки проекта. Вот выдержка

Таким образом, получаем следующую структуру работы по папкам.

Это некий «костяк» структуры. Развитие ее может идти в разных направлениях,  в зависимости от специфики фирмы - можно разбивать папки проектов по заказчикам и создавать каждую  процедуру в папке клиента.

Можно клиентов разбивать по темам - медицина, НИИ, администрации, музеи-театры, МО, МВД, и тд. (Это позволит в будущем смотреть историю участий в процедурах конкретного Заказчика).

Можно предусмотреть папочку «НЕОТГРУЖЕННЫЕ» - там хранится информация о выигранных, но ещё «незакрытых» процедурах. Вариантов – масса.

В общем, набирайте менеджеров, стройте систему работы так, как удобно Вам и заполняйте папку «Победа».