ПЕРВЫЙ ЭТАП – Читаем извещение.

Итак, на офсайте Вы нашли интересную котировку. Скачали все файлы в ПП и просмотрели. Прочитали условия Извещения, обратили внимание на базовые факты.

ВТОРОЙ ЭТАП – Читаем техническое задание (ТЗ)

На какие моменты в ТЗ надо обратить внимание –

1. Цифры.

Они могут быть конкретными - «диск диаметром 120 мм.», а могут указывать на диапазон значений - «не менее 12 месяцев».

Конкретные цифры обязательно сначала проверяем

• соответствуют ли они действительности
• соответствуют ли они Вашему товару
• пишем цифры Заказчика в своей заявке.

2. Диапазоны .

Сначала проверяем

• соответствуют ли они действительности
• соответствуют ли они Вашему товару
• уточняем конкретное значение внутри указанного диапазона
• пишем в заявке конкретную цифру из диапазона - БЕЗ СЛОВ «не более», «не менее», «от-до» и тд.

Срок для гарантий лучше брать с запасом, «не менее 12 мес.» = «13 мес.».

3. Факты. 

Любые фактические данные из ТЗ.

• новые
• поверхность белая матовая;
• полиграфическое качество печати
• диск, имеющий в центре отверстие
• емкость – мегабайт
• упаковка на шпинделе
• в пластиковой коробке

Проверяем  –

• соответствуют ли они действительности
• соответствуют ли они Вашему товару
• если все верно, пишем их в заявке

4. Товарные знаки. 

Товарные знаки могут быть указаны, но их может и не быть. В данном ТЗ - нет товарных знаков.

Как работать с тов.знаками мы поговорим в отдельной главе.

 5. Единицы измерения. 

Бывает, что цены дают не только за штуку.

Встречаются и за «пару», за «литр», за «комплект».   

В данном случае единица измерения – «упаковка по 100 шт.»

6. Неточности и противоречия.

Вы прекрасно разбираетесь в своем товаре. Знаете все его характеристики и особенности. Именно поэтому должны обращать внимание на любые «шероховатости» в ТЗ. Часто за ними прячутся «ловушки». О таких ловушках мы тоже поговорим отдельно. В данном ТЗ ничего такого нет, разве что присутствуют избыточные требования к дискам по толщине и диаметру (эти показатели стандартны для любых дисков формата CD-R и DVD+R).

ТРЕТИЙ ЭТАП – делаем расчет цены.

Для того, что бы понять, интересна нам эта котировка или нет, нужно сделать расчет себестоимости товара и понять возможную прибыль.

Для этого Вы можете создать себе в EXEL файл «БЛАНК РАСЧЕТА» - БР.

Для начала БР может состоять из четырех основных блоков.

1. Клиент. Сюда пишется ЧТО хочет купить клиент. (берется из ТЗ).
2. Закупка. Ваши расчеты по себестоимости закупки.
3. Продажа. Итоговые цифры Вашего предложения с Вашей наценкой.
4. Прибыль.

Разумеется, Вы можете добавлять и изменять БР по своему вкусу в зависимости от бизнес-процессов, работающих на фирме. Для этого требуется минимальные знания EXEL. Например, Вы нашли подходящий товар и получили оптовую скидку. Или товар в разных фасовках, или надо пометить у какого поставщика что закупается. Добавляйте строки, колонки, меняйте формулы, пока не придете к форме БР, который будет устраивать всех, кто с ним работает.

Что касается 10% наценки - эта цифра ОЧЕНЬ средняя, приблизительная и теоретическая. Основное правило расчета наценки для заявки в запросе котировок «с улицы» – сумма прибыли должна составлять самый минимум, который Вас устроит.

Более подробно о расчете наценки мы поговорим позже.

Но вернемся к нашему расчету. Вот Вы нашли подходящий товар у поставщика. (Подходящий – это означает, что он соответствует ВСЕМ параметрам, указанным в ТЗ). Потом запросили цены на свое количество и получили оптовую скидку 5%.

Делаем расчет, добавляя графу «скидка».

Итого, за вычетом накладных расходов, на этой котировке мы планируем заработать около 5 тысяч рублей.

Накладные расходы надо продумывать подробно. Они могут существенно влиять на Вашу прибыль. Обратите внимание на раздел Извещения «Порядок формирования цены контракта» -

Как пример – если Вы продаете офисную бумагу, то наверняка знаете, что одна коробка бумаги = 5 пачкам = 25 кг. Если Вы привезли 100 коробок, а товар принимает бабушка-завскладом, то Вам непременно надо учитывать услуги грузчиков при разгрузке товара на склад Заказчика.

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП – заполнение заявки.

Находим форму заявки в скачанных файлах Заказчика. Открываем.

Первое действие при подготовке заявки – это проверка формы Заказчика на соответствие требованиям закона 44-ФЗ.

 Вспоминаем Статью 73 - 

Проверяем –

1. Название и адрес – есть.

2. ФИО физ лица  - не нужно.

3. Адрес физ лица  - не нужно.

4. Банковские реквизиты – есть.

5. Согласие – есть.

6. Наименование и характеристики – есть.

7. Цена – есть.

8. Не нужно.

9. ИНН- есть.

10. Хм…Что-то я не вижу декларации в этой форме. 

Т.к. мы с Вами уже внимательно прочитали Извещение, то в разделе «Перечень документов» уже видели (и запомнили), что Заказчику требуется декларация. Но в форме заявки для этой декларации нет раздела. Значит, будем декларировать в Приложении.

Отсутствие в заявке требуемой Заказчиком информации– это причина для отклонения.

Второе действие – собственно заполнение заявки.

Надеюсь, фирменный бланк у Вас есть. Если нет – придумайте его в электронном виде.

Порядок действий при заполнении заявки.

• Создаете отдельный файл WORD «заявка.doc» в ПП. 

• Открываете его.

• Вставляете шапочку бланка фирмы из шаблона.

• Создаете нижний колонтитул с нумерацией и общим числом страниц в формате « «№ стр.». из всего «кол-ва стр.» Подсчет страниц пригодится, если заявка занимает более одного листа.

• Открываете Извещение.

• Копируете форму заявки из Извещения.

• Вставляете форму в файл «заявка.doc».

• Начинаете заполнять по порядку все пропущенные строки. 

На что надо обратить внимание при заполнении заявки -

• Обязательно сверяйте сумму цифрами и сумму прописью. Несовпадение сумм – причина для отклонения заявки.

• Посмотрите, как у заказчика в Извещении написана сумма прописью, пусть это будет образцом. При написании суммы, сначала записывается сумма цифрами, где сокращенно указываются слова «рубли» – «р.»  и «копейки» - «коп».  

Далее открывается скобка, начинается запись «цифр рублей» словами. Первое слово суммы рублей ОБЯЗАТЕЛЬНО с большой (заглавной) буквы.

Запись закрывается скобкой после написания всех цифр и перед единицей измерения. После скобки пишется единица измерения - слово «рубли», потом цифра копеек, потом слово «копеек».

Например: 1256 р. 43 коп. (Одна тысяча двести семьдесят восемь) рублей 13 копеек,

• Если Вы являетесь плательщиком НДС, то рекомендую указывать сумму НДС в заявке. Сумму «в том числе НДС» я обычно рассчитываю по волшебной формуле

• Если Вы работаете по упрощенной системе налогообложения (УСН), то об этом тоже нужно упомянуть.  Например, вот так –

• Описание вашего товара должно соответствовать описанию Заказчика. Самый простой вариант, если различий нет, то просто копируете Техническое задание и вставляете его в свою заявку в утвердительной форме. Это значит, если у Заказчика написано «Горшок должен быть новым, сделанным из чистого золота и иметь гарантию не менее 12 месяцев», то в заявке должно быть написано «Горшок новый, сделан из чистого золота, гарантия 13 месяцев».
• Форму заявки менять нельзя. Шапка, заголовки, наименование заказчика – не трогаем. С каких слов начинаются абзацы в форме, с таких и они должны начинаться  в заявке. Заполняем только пробелы и подчеркнутые места. Сами знаки подчеркивания можно убрать. Если у Заказчика в форме есть таблица – заполняем ее, не меняя расположения и названия столбцов.
• Если в форме мало места - строки добавлять можно.

Если надо дописать информацию, которая не предусмотрена формой заявки, то есть два варианта – 

А)  Делаете Приложение к заявке и пишете в нем все, что хотите добавить. В этом случае в главной части заявки (на странице с подписью и печатью) должен быть список Приложений. В заявке, которую мы сейчас рассматриваем, наличие Приложений уже предусмотрено Заказчиком. 

Б) Если Наличие Приложений НЕ предусмотрено формой заявки, то можно их добавить самостоятельно. Но в этом случае необходимо указать отдельно список Приложений (оглавление), поставить на него подпись и печать и потом добавлять сами Приложения  тоже  с подписью и печатью каждое. В этом случае не забудьте про нумерацию страниц заявки.

Третье действие – отправка.

Покупаете пачку белых конвертов формата А4. На них нет ни окошек, ни граф. На принтере печатаете конверте номер котировки и больше ничего. Вкладываете заявку, заклеиваете. Отвозите клиенту. Если курьером, то ставится отметка в реестре доставки курьера. Если везете сами – нарисуйте любую бумажку с номером котировки. Главное, чтобы на бумажке была запись "Доставка заявки по котировке №1234567890".

Для почты – вкладываете этот конверт в такой же конверт с напечатанным адресом Заказчика + почтовые марки и отправляете с уведомлением о вручении  - "Доставка заявки по котировке №1234567890".

Четвертое действие

Ждете даты окончания рассмотрения заявок. В этот день заходите на офсайт, на страничку котировки и видите итоговый протокол. И это будет самое интересное.