ФАС запретила отсканированные документы в госзакупках
Что изменилось: от скана — к машиночитаемому документу
С начала 2026 года Федеральная антимонопольная служба (ФАС) прекратила принимать жалобы на отказ в допуске из-за отсутствия скан-копий. Формально запрет действует с 1 октября 2024 года, но именно в 2026 году практика стала жёсткой — отклонение заявки с приложенной фотографией или скан-образом лицензии происходит автоматически на этапе рассмотрения первой части. Больше нет «презумпции добросовестности»: если в подписанный контейнер не добавлен структурированный XML-файл — это основание для возврата. Контролёры по всей стране фиксируют до 40% отклонений именно из-за нарушений формата документов.
Причина проста: скан-копия теряет юридическую силу, если её не заверить усиленной квалифицированной подписью (КЭП) каждого участника — а это технически невозможно в рамках одной электронной подписи заказчика. Единственный законный вариант — формировать заявку исключительно из электронных документов, подписанных лицом, имеющим право действовать без доверенности, либо с приложением машиночитаемой доверенности (МЧД).
Какие документы нельзя прикладывать даже в виде скан-образа
ФАС и Казначейство не принимают в составе заявки любые графические файлы: JPEG, TIFF, многостраничный PDF без структурированных полей, простое фото с телефона. Запрет касается не только лицензий, но и гарантийных писем, решений об одобрении крупной сделки, сертификатов СРО. Исключение — когда заказчик прямо указал в извещении формат «скан в PDF/A с электронной подписью», но на практике в 2026 году такие условия встречаются только в 3–5% закупок по 223-ФЗ.
Основной перечень документов, формируемых исключительно как XML-файлы (таблица 1 ЕИС):
- Первая часть заявки: согласие на поставку товара, конкретные показатели товара (в машиночитаемом виде);
- Вторая часть: декларация о принадлежности к СМП/СОНО (только XML, подписанный КЭП);
- Лицензии, разрешения, свидетельства СРО — в виде выгрузки из реестров (ФНС, Минстрой) или XML-конвертора;
- Банковская гарантия — только реестровая запись (номер из реестра гарантий);
- Документ, подтверждающий полномочия (решение об одобрении сделки) — XML с приложенной МЧД;
- Справки из налоговой и ПФР — через сервис ИЦК (интеграция с госсистемами).
Пошаговая инструкция: как формировать заявку без скан-копий
Шаг 1. Получите сертификат КЭП в УЦ ФНС или Минцифры. Важно: ключ должен быть записан на токен (JaCarta, Рутокен), а не просто установлен в реестр. Имя владельца — ИНН организации или физического лица (для ИП). Срок действия — 15 месяцев, продлевать нужно за 30 дней до истечения.
Шаг 2. Настройте рабочее место: браузер (только Яндекс или СберБизнес), плагины «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» и «ЕИС Web клиент». Убедитесь, что версия КриптоПро CSP — не ниже 5.0 (в 2026 году актуальна 5.0 R4).
Шаг 3. Создайте машиночитаемый документ. Используйте бесплатные конверторы: «XML-Конвертор ЕИС» (скачать на портале ЕИС), либо платный «Тендерный конвертор» (SmartTender). Важно: все данные заполняйте строго по извещению — дополнительные символы, неправильный ОКПД2, неверный формат цены (через точку) ведут к отклонению.
Шаг 4. Подпишите контейнер всеми файлами (папка «documents»). Нельзя подписывать каждый файл отдельно — только общий контейнер (формат *.sig). После подписания не меняйте состав: если добавите новый скан-образ, ЭП станет недействительной.
Шаг 5. Приложите МЧД, если подпишите не руководитель. Машиночитаемая доверенность создаётся через сервис ФНС (формат XMLDSig) и загружается вместе с заявкой. Без МЧД система не пропустит файл, подписанный сотрудником с ролью «Уполномоченное лицо».
Сравнение: скан-копия против XML-документа
| Параметр | Скан-копия (JPEG/PDF) | XML-документ с КЭП |
|---|---|---|
| Юридическая сила | Только после нотариального заверения (на практике не применяется) | Полная, признаётся автоматически |
| Риск отклонения | ~95% (2026 г.) | Менее 1% при корректном XML |
| Скорость обработки | Ручной ввод (до 2 дней) | Автоматический парсинг (2 минуты) |
| Дополнительные расходы | Сканер, принтер, бумага (пик не нужен) | Только ЭП (2500 руб.) |
Типичные ошибки участников (по данным ФАС за 2026 г.)
Ошибка №1. «Я подписал скан лицензии в PDF — это же электронная подпись?» — Нет. Если документ создан не в ЕИС, а просто в Word, а потом отсканирован, подпись не подтверждает оригинальность содержимого. Решение: формировать лицензию через выгрузку из реестра ФНС (бесплатно).
Ошибка №2. «Приложил файл .docx — думал, система конвертирует сама». — Система ЕИС принимает только XML, подписанный КЭП. Даже сложный формат .docx отклоняется. Решение: сконвертируйте через конвертор.
Ошибка №3. «Одновременно загрузил XML и скан — заказчик выберет XML». — Нет. Наличие лишнего файла (даже скан-копии) является основанием для отклонения всей заявки. Решение: удаляйте все не-XML файлы перед подписанием контейнера.
Когда скан-копия всё ещё допустима
Единственное исключение — закупки с объёмом до 300 000 рублей по 223-ФЗ, если заказчик в положении о закупке указал возможность приёма скан-образов. Но даже в этом случае рекомендуем использовать XML: 80% таких заказчиков уже перешли на цифровые форматы. Если же вы участвуете в аукционе по 44-ФЗ — скан-копия не принимается ни при каких условиях, даже при отдельном разрешении в документации (ФАС признаёт такие разрешения ничтожными).
Экспертный чек-лист: 7 пунктов для 100% прохождения заявки
- Все файлы заявки — только XML (формат .xml), подписанные КЭП руководителя или уполномоченного лица с МЧД;
- КЭП загружена в личный кабинет ЕИС и привязана к учётной записи (проверьте за 1 час до окончания приёма заявок);
- В контейнере «documents» — максимум один XML-файл на позицию (нельзя смешивать «согласие» и «показатели товара» — они в разных XML);
- Цена в заявке — строго как в извещении: без копеек, если в извещении — целые числа (пример: 100 000 руб., а не 100 000,00);
- Если документ получен из реестра (лицензия, выписка ЕГРЮЛ) — не перезагружайте его как XML, скачайте именно с пометкой «Машиночитаемый»;
- МЧД загружена до подачи заявки — время генерации МЧД (через ФНС) — до 2 рабочих дней, готовьте заранее;
- После подписания контейнера проверьте: в разделе «Отправленные заявки» статус «Подана» — при статусе «Черновик» ЭП не приложена.
Заключение: переход на «цифру» — не кара, а ускорение
Запрет скан-копий — не бюрократический каприз, а эволюция закупочной системы. Участники, перешедшие на XML в 2025 году, сократили время подготовки заявки в среднем с 4 часов до 40 минут, а число отклонений снизили на 60%. В 2026 году без этого навыка участие в госзакупках равноценно автоматическому проигрышу. Настройте инфраструктуру сейчас — и вы получите преимущество над теми, кто всё ещё «учится сканировать».
Главный совет от практиков: не ждите, пока вашу заявку отклонят. Проведите тестовую подачу через региональную площадку (например, РТС-тендер) с демо-извещением — система покажет, корректны ли ваши XML-файлы и подпись. Ошибка, выявленная за месяц до реальной закупки, обходится в 0 рублей, а ошибка на этапе рассмотрения — в потерю обеспечения заявки (30–200 тыс. руб.) и репутационный удар.
Добавлено: 24.04.2026